Sistem Aplikasi Pendaftaran SNMPTN dan SBMPTN

Kerangka Acuan Kerja from vimzjr

Perencanaan proyek from vimzjr

Kurva s from vimzjr

Studi Kelayakan Sistem SIAP

Studi Kelayakan Penggunaan Sistem SIAP pada SMA Negeri 5 Surabaya

PENDAHULUAN

A. Pernyataan Masalah

Setiap tahunnya sebagai salah satu SMA Negeri favorit di Indonesia, SMA Negeri 5 Surabaya selalu menerima banyak calon pendaftar yang ingin melanjutkan sekolahnya disana. Dalam pelaksanaanya, pendaftar harus mendaftarkan diri terlebih dahulu melalui PPDB yang dimiliki Kota Surabaya, kemudian melaksanakan serangkaian tes yang selanjutnya berlanjut dengan pengumuman secara online di PPDB Kota Surabaya. Sistem ini sudah diterapkan selama beberapa tahun terakhir.

Sistem tersebut terkadang mengalami kesalahan dikarenakan pengisiannya dilakukan oleh pihak murid atau orang tua siswa. Dalam pencetakkan bukti pendaftaran ataupun bukti diterima seorang murid di sekolah juga terkadang ada kendala yang dialami orang tua murid.

Karena itu dirasa dibutuhkan sistem yang lebih terintegrasi lagi dalam pengisian berkas maupun penginfoan seputar pendaftaran dan penerimaan siswa baru di sekolah.

B. Lingkungan Implementasi

Sistem pendaftaran terintegrasi ini akan diimplementasikan pada SMA Negeri 5 Surabaya yang beralamat di Jalan Kusuma Bangsa No 21, Surabaya yang sudah memiliki alamat website di http://www.sman5surabaya.sch.id 

C. Batasan

- Berupa aplikasi berbasis web

- Server disediakan oleh pemerintah kota

- Jumlah Pengguna tidak dibatasi

- Tersedia 24 jam

Bahan dan Metode

A. Konsep dasar Sistem

Sistem SIAP ini akan membantu dalam penginputan data yang terintegrasi oleh pegawai yang sudah terlatih sehingga meminimalisir adanya kesalahan dalam inputan, dan sistem ini akan memberikan notifikasi perkembangan pendaftaran, hasil tes dan sebagainya melalui SMS yang akan dikirim langsung ke orang tua siswa.

B. Studi Kelayakan

Studi kelayakan yang akan digunakan menggunakan beberapa jenis kelayakan, antara lain:

• Kelayakan Teknik

Kelayakan teknik mencakup kelayakan hardware dan software, utamanya dalam kemampuan, kehandalan serta kesediannya.

• Kelayakan Ekonomi

Kelayakan ekonomi berhubungan erat dengan keuntungan atau kerugian dan efisiensi biaya operasional. Motivasi pengembangan sistem pada perusahaan biasanya memiliki motif keuntungan, sehingga aspek tersebut menjadi pertimbangan utama.

• Kelayakan Operasional

Kelayakan operasional berhubungan dengan prosedur operasi dari personel yang menjalankan organisasi. Kelayakan ini menyangkut aspek seperti usulan kebutuhan sistem harus benar-benar bisa menyelesaikan masalah yang ada. Sistem yang dihasilkan juga harus sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Hasil dan Pembahasan

Setelah melakukan analisis, dilakukan uji kelayakan terhadap beberapa segi, diantaranya: teknik, operasional dan ekonomi

1. Kelayakan Teknik
Kekayakan teknik menyoroti kebutuhan sistem yang akan digunakan. Sistem ini berbasis web dan akan membantu dalam pendaftaran serta pengumumuman murid baru di SMA Negeri 5 Surabaya

Kebutuhan perangkat keras sistem sebagai berikut:

Kebutuhan perangkat lunak sistem sebagai berikut:

Kebutuhan perangkat jaringan sistem sebagai berikut:

Infrastruktur yang telah tersedia di SMA Negeri 5 Surabaya adalah:

Sistem baru dapat digunakan dan didirikan menggunakkan teknologi yang ada. Teknologo yang akan digunakan tergolong baru bagi pengguna.

2. Kelayakan Ekonomi

Pembangunan sistem baru membutuhkan investasi ataupun dana untuk mendapatkan manfaat di masa yang akan datang. Sumber daya dan sumber dana diperlukan dalam pembangunan sistem baru sebagai bentuk investasi. Kelayakan ekonomi didapatkan dari hasil analisis biaya dan manfaat. Tujuan dari analisis tersebut adalah untuk memberikan gambaran kepada pengguna apakah manfaat yang diperoleh dari sistem yang lebih besar dari biaya yang dikeluarkan.

Komponen Biaya
Biaya yang berhubungan dengan pembuatan sistem ini dapat diklasifikasikan kedalam 3 kategori utama yaitu:
1. Biaya pengadaan (procurement cost), yaitu biaya pembelian perangkat keras, biaya ini digunakan pada awal pembuatan sistem, sebelum system dioperasikan.
2. Biaya Pengembangan, yaitu biaya pembuatan perangkat lunak sistem yang meliputi biaya konsultasi, biaya tahap analisis sistem, biaya tahap desain sistem dan biaya tahap penerapan sistem.
3. Biaya operasi dan biaya perawatan, yaitu biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan sistem,
yaitu biaya overhead, biaya perawatan terhadap perangkat keras dan perangkat lunak.

Komponen Manfaat
Manfaat yang didapat dari sistem informasi diklasifikasikan sebagai berikut:
1. Keuntuugan berwujud (tangible benefit) adalah keuntungan yang berupa penghematan atau peningkatan didalam administrasi yang dapat diukur dalam bentuk satuan nilai uang.
Keuntungan berwujud antara lain :
a. Pengurangan biaya operasi
b. Pengurangan biaya lembur
c. Pengurangan biaya perlengkapan

2. Keuntungan tak berwujud (intangible benefit), adalah keuntungan yang sulit atau tidak mungkin diukur dalam bentuk satuan uang. Keuntungan tersebut antara Iain :
a. Keandalan dan ketersediaan sistem
b. Peningkatan efektifitas pegawai dan akademiknya
c. Peningkatan kepuasan mahasiswa, dosen, dan pegawainya

Adapun metode untuk melakukan analisis biaya dan manfaat adalah :
a. Metode Periode Pengembalian (Payback Period)
Metode ini adalah uji kuantitatif yang digunakan untuk menghitung jangka waktu yang diperlukan untuk membayar kembali biaya investasi dalam pembuatan aplikasi yang telah dikeluarkan. Penilaian kelayakan untuk payback.

Layak jika waktu pengembalian lebih kecil dari umur investasi.
Tidak layak jika waktu pengembalian lebih besar dari umur investasi.
Perhitungan PP :

Nilai Investasi : Rp38.720.000
Proses Tahun 1 : RP82.964.821
PP = 38.720.000/82.964.821
PP = 0,46 Tahun (kurang lebih 5 bulan)
Dari perhitungan diatas diketahui bahwa periode pengembalian sudah dapat dicapai pada tahun ke-0 atau tahun pertama jika aplikasi yang dibuat langsung digunakan untuk kebutuhan akademik, secara detailnya adalah 0,46. Dapat disimpulkan bahwa yang ditanamkan pada rancangan sistem ini akan mencapai titik impas pada waktu kurang lebih 5 sampai dengan 6 bulan, yang berarti bahwa setelah 5 bulan akan mulai dapat mengambil keuntungan dari sistem tersebut. Yang berarti sistem ini layak dikembangkan karena waktu pengembalian lebih mencapai titik impas ataupun kecil dari umur investasi.

b. Metode Pengembalian Investasi (Return on Investment)
Metode pengembalian investasi digunakan untuk mengukur presentase manfaat yang dihasilkan proyek dibanding dengan biaya yang dikeluarkan. Return on Investmen (ROI) dari suatu proyek dapat dihitung dengan rumus:

Penilaian kelayakan untuk ROI :
Layak jika ROI > 0
Tidak layak jika ROI < 0
Biaya-biaya
Biaya Tahun 0 = Rp38.720.000
Biaya Tahun 1 = Rp4.035.179
Biaya Tahun 2 = Rp4.403.697
Biaya Tahun 3 = Rp4.403.697
Total = Rp51.562.573
Manfaat-manfaat
Manfaat Tahun 0 = Rp0
Manfaat Tahun 1 = Rp87.000.000
Manfaat Tahun 2 = Rp95.700.000
Manfaat Tahun 3 = Rp95.700.000
Total = Rp278.400.000

ROI = [ ( 278.400.000 – 51.562.573 ) / 51.562.573 ] x 100%
ROI = 4,4 % berarti layak

Menilai Kelayakan Ekonomi
Karena setelah mendapatkan hasil dari analisis biaya dan manfaat serta mendapatkan total komitmen dari manajemen puncak, dan dana belum ada, tetapi pihak manajemen tertinggi dapat meyakinkan tim akan tersedianya dana sehingga nilai dapat diberikan 7.8.

3. Kelayakan Operasional

Kelayakan operasional dinilai dengan menggunakan kerangka kerja PIECES yang dikembangkan oleh James Wetherbe bertujuan untuk mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan dapat dioperasikan dengan baik atau tidak di dalam organisasi. Kerangka PIECES meliputi:

Informasi untuk mengetahui apakah sistem menyediakan informasi yang berkualitas bagi pengguna akhir dan manajer.

Ekonomi digunakan untuk mengetahui apakah sistem menawarkan tingkat dan kapasitas pelayanan yang memadai untuk mengurangi biaya dan meningkatkan keuntungan.

Services (pelayanan) untuk mengetahui apakah sistem menyediakan layanan yang diinginkan dan handal pada siapa saja yang menginginkannya, dan apakah sistem fleksibel dan dapat dikembangkan.

Menilai Kelayakan Operasi
Karena sistem berbasis global yang baru, digunakan oleh manajemen sekolah dan tidak dikenal oleh beberapa user di mana usernya belum dilatih untuk pekerjaan dan proses sistem tersebut maka nilainya menjadi 7.5.



Kesimpulan dan Saran

Kesimpulan
Berdasarkan tujuan dari analisis Studi Kelayakan sistem SIAP pada SMA Negeri 5 Surabaya, maka dapat diambil kesimpulan :
1. Hasil dari analisis studi kelayakan teknik, ekonomi dan operasi sistem ini layak untuk dikembangkan.
2. Rekomendasi untuk SMA Negeri 5 Surabaya kedepannya adalah sistem SIAP dapat menjadi solusi yang lebih efektif untuk diterapkan

Saran
Berdasarkan kesimpulan yang telah disebutkan sebelumnya, maka terdapat saran, yaitu sebagai berikut
1. Analisis studi kelayakan sistem yang dilakukan untuk selanjutnya bukan saja analisis studi kelayakan teknik, ekonomi dan operasi, tetapi juga kelayakan hukum, kelayakan sosial, analisis PDM (strategic factor) dan MURRE (design factor).

Project Charter

Project charter from vimzjr

Proposal pembuatan aplikasi tracking lokasi armada pengiriman barang

Proposal aplikasi from vimzjr

Kerangka Ajuan Kerja

Aplikasi Tracking Lokas Armada Pengiriman Barang

Latar Belakang

                  Pengiriman barang dewasa ini merupakan salah satu jasa yang sangat diperlukan untuk membantu masyarakat luas dalam menunjang bisnis atau kegiatan mereka. Hal ini menyebabkan banyak sekali pelaku bisnis yang menawarkan jasa tersebut.
                  Dengan banyaknya pelaku bisnis memberikan banyaknya pilihan bagi pasar untuk memilih penyedia jasa yang dirasa aman untuk mereka, maka untuk memberikan kemudahan pelanggan dalam mengawasi barang yang mereka kirimkan diperlukan sebuah aplikasi untuk melacak lokasi pengiriman mereka secara real time.

Maksud dan Tujuan

                  Maksud dari pembuatan aplikasi ini adalah untuk mempermudah pelanggan untuk mengetahui lokasi armada yang sedang melakukan pengiriman. Serta bertujuan untuk memberikan rasa aman lebih kepada pelanggan dan penyedia jasa.

Sasaran

                  Tersedianya suatu aplikasi yang dapat mengetahui keberadaan armada pengiriman barang

Nama & Organisasi Penyedia Jasa

                  Pengguna jasa aplikasi ini adalah ENJ

Sumber Pendanaan

                  Dana persumber dari perusahaan ENJ sebesar Rp 10.000.000,- untuk pembuatan aplikasi

Lingkup,Lokasi dan Fasilitas

               Lingkup Kegiatan

                              1)  Mengumpulkan data-data yang diperlukan untuk membuat aplikasi

                              2)  Membuat desain kerangka untuk aplikasi

                              3)  Membuat aplikasi

               Lokasi Kegiatan

                              Dilaksanakan di gedung ENJ

               Data dan Fasilitas Penunjang

                              1) Penyediaan oleh pengguna jasa

 Data dan fasilitas yang disediakan oleh pengguna jasa yang dapat digunakan dan harus  dipelihara oleh penyedia jasa:

a. Laporan dan Data

Kumpulan laporan dan data sebagai hasil studi terdahulu serta photografi harus dikumpulkan sendiri oleh penyedia jasa.

b. Akomodasi dan Ruang Kantor

Akomodasi dan ruang kantor harus disediakan sendiri oleh penyedia jasa.

c. Staf Pengawas/Pendamping

(Pengguna jasa akan mengangkat petugas atau wakilnya yang bertindak sebagai pengawas atau pendamping (counterpart), atau project officer (PO) dalam rangka pelaksanaan jasa konsultasi)

       2) Penyediaan oleh penyedia jasa

 Penyedia jasa harus menyediakan dan memelihara semua fasilitas dan peralatan yang dipergunakan untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan (lihat daftar RAB).

Jangka Waktu Pelaksanaan

                Selama 40 Hari kerja

Kualifikasi
             
                1) Menjaga kerahasiaan data
                2) Menyelesaikan pekerjaan tepat waktu

Tenaga Ahli

                1) Team Leader
                        * Berpendidikan minimal S2 Teknik Informatika
                2) Back-end Programmer
                        * Berpendidikan minimal S1 Teknik Informatika, dengan minimal pengalaman kerja 2                            tahun
                3) Front-end Programmer
                        * Berpendidikan minimal S1 Teknik Informatika, diutamakan fresh graduate

Keluaran

                Keluaran yang dihasilkan berupa aplikasi serta dokumentasi penunjang untuk memudahkan maintenance serta penggunaan aplikasi.

Pengertian, Stakeholder, Tools Manajemen Proyek Perangkat Lunak

Pengertian, Stakeholder, Tools Manajemen Proyek Perangkat Lunak

Pengertian :

Software -> source code berisi instruksi dan data yang berjalan di sebuah hardware dengan tujuan tertentu

Proyek -> suatu pekerjaan yang dibatasi oleh dana dan waktu yang tegas

Manajemen -> seni menyelesaikan pekerjaan dengan efektif

Terdiri dari:

P -> Planning -> Perencanaan awal mencakup berapa sumber daya yang dibutuhkan dan waktu

O -> Organizing -> Mengorganisir semua elemen pendukung untuk proyek

A -> Activity -> Memulai pekerjaan, bisa berupa survey dsb

C -> Controlling -> Mengontrol semua pengerjaan hingga selesai

M -> Monitoring -> Pengawasan pekerjaan proyek

Jadi pengertian dari, MPPL -> cara mengelola pembuatan perangkat lunak di waktu dan tujuan tertentu

StakeHolder

• Analis -> merancang kebutuhan
• Programmer -> mengubah kebutuhan jadi code -> engineer
• Project manager -> engineer
• Tester
• User
• Maintenance -> engineer
• Investor -> menjadi sumber dana dari suatu proyek

Tools

• Software development kit
• Bahasa pemrogramman
• Team viewer membuat jadwal
• Excel
• Word
• Scanner
• HP
• Camera
• Mp3
• Dsb.

Contoh Proyek Perangkat Lunak:

Deskripisi:

Aplikasi database untuk kepegawaian biro perencanaan yang dibuat oleh sub bagian tata usaha biro perencanaan kemnakertrans dengan tujuan memudahkan proses olah data kepegawaian dan monitoring terhadap perkembangannya.

Rincian Anggaran :

·         Jangka Pendek

·         Jangka Menengah

·         Jangka Panjang

Stakeholder:

1.       Kepala Biro Perencanaan

Berperan sebagai pengarah dan Pembina dalam pelaksanaan pembuatan

Aplikasi Database Kepegawaia Biro Perencanaan;

2.       Kepala Bagian Perencanaan Umum

Berperan sebagai Project Leader dan penanggung jawaba dalam kegiatan

pembuatan Aplikasi Database Kepegawaia Biro Perencanaan

3.       Kasubbag Tata Usaha Biro Perencanaan

Berperan sebagai koordinator dalam pelaksanaan kegiatan pembuatan

Aplikasi Database Kepegawaia Biro Perencanaan

4.       Tim Teknis

Berperan sebagai pelaksana teknis dalam pelaksanaan kegiatan

pembuatan Aplikasi Database Kepegawaia Biro Perencanaan

5.       Tim Administrasi

Berperan sebagai pelaksana administrasi dan kesekretariatan dalam

pelaksanaan kegiatan pembuatan Aplikasi Database Kepegawaia Biro

Perencanaan

6.       Pegawai di Lingkungan Biro Perencanaan

Sebagai penerima manfaat dari aplikasi database kepegawaian, sehingga

diharapkan proses usulan administrasi kepegawaian diselesaikan secara

benar dan tepat waktu. 

7.       Biro Oraganisasi dan Kepegawaian

Berperan sebagai Pembina dan menerima output dari Biro Perencanaan

untuk proses selanjutnya dalam hal usulan tentang proses administrasi kepegawaian.

8.       Badan Kepegawaian Nasional

Berperan sebagai Pembina dan penerima output dari Biro Organisasi dan Kepegawaian dan Biro Perencanaan untuk proses selanjutnya dalam hal usulan tentang proses administrasi kepegawaian.

9.       Rekanan Teknologi Informasi

Berperan sebagai pelaksana (Pihak ketiga) pembuatan aplikasi database kepegawaian Biro Perencanaan.