Studi Kelayakan Penggunaan Sistem SIAP pada SMA Negeri 5 Surabaya
PENDAHULUAN
A. Pernyataan Masalah
Setiap tahunnya sebagai salah satu SMA Negeri favorit di Indonesia, SMA Negeri 5 Surabaya selalu menerima banyak calon pendaftar yang ingin melanjutkan sekolahnya disana. Dalam pelaksanaanya, pendaftar harus mendaftarkan diri terlebih dahulu melalui PPDB yang dimiliki Kota Surabaya, kemudian melaksanakan serangkaian tes yang selanjutnya berlanjut dengan pengumuman secara online di PPDB Kota Surabaya. Sistem ini sudah diterapkan selama beberapa tahun terakhir.
Sistem tersebut terkadang mengalami kesalahan dikarenakan pengisiannya dilakukan oleh pihak murid atau orang tua siswa. Dalam pencetakkan bukti pendaftaran ataupun bukti diterima seorang murid di sekolah juga terkadang ada kendala yang dialami orang tua murid.
Karena itu dirasa dibutuhkan sistem yang lebih terintegrasi lagi dalam pengisian berkas maupun penginfoan seputar pendaftaran dan penerimaan siswa baru di sekolah.
B. Lingkungan Implementasi
Sistem pendaftaran terintegrasi ini akan diimplementasikan pada SMA Negeri 5 Surabaya yang beralamat di Jalan Kusuma Bangsa No 21, Surabaya yang sudah memiliki alamat website di http://www.sman5surabaya.sch.id
C. Batasan
- Berupa aplikasi berbasis web
- Server disediakan oleh pemerintah kota
- Jumlah Pengguna tidak dibatasi
- Tersedia 24 jam
Bahan dan Metode
A. Konsep dasar Sistem
Sistem SIAP ini akan membantu dalam penginputan data yang terintegrasi oleh pegawai yang sudah terlatih sehingga meminimalisir adanya kesalahan dalam inputan, dan sistem ini akan memberikan notifikasi perkembangan pendaftaran, hasil tes dan sebagainya melalui SMS yang akan dikirim langsung ke orang tua siswa.
B. Studi Kelayakan
Studi kelayakan yang akan digunakan menggunakan beberapa jenis kelayakan, antara lain:
- Kelayakan Teknik
- Kelayakan Ekonomi
- Kelayakan Operasional
Kelayakan operasional berhubungan dengan prosedur operasi dari personel yang menjalankan organisasi. Kelayakan ini menyangkut aspek seperti usulan kebutuhan sistem harus benar-benar bisa menyelesaikan masalah yang ada. Sistem yang dihasilkan juga harus sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Hasil dan Pembahasan
Setelah melakukan analisis, dilakukan uji kelayakan terhadap beberapa segi, diantaranya: teknik, operasional dan ekonomi
1. Kelayakan Teknik
Kekayakan teknik menyoroti kebutuhan sistem yang akan digunakan. Sistem ini berbasis web dan akan membantu dalam pendaftaran serta pengumumuman murid baru di SMA Negeri 5 Surabaya
Kebutuhan perangkat keras sistem sebagai berikut:
Kebutuhan perangkat lunak sistem sebagai berikut:
Kebutuhan perangkat jaringan sistem sebagai berikut:
Infrastruktur yang telah tersedia di SMA Negeri 5 Surabaya adalah:
Sistem baru dapat digunakan dan didirikan menggunakkan teknologi yang ada. Teknologo yang akan digunakan tergolong baru bagi pengguna.
2. Kelayakan Ekonomi
Pembangunan sistem baru membutuhkan investasi ataupun dana untuk mendapatkan manfaat di masa yang akan datang. Sumber daya dan sumber dana diperlukan dalam pembangunan sistem baru sebagai bentuk investasi. Kelayakan ekonomi didapatkan dari hasil analisis biaya dan manfaat. Tujuan dari analisis tersebut adalah untuk memberikan gambaran kepada pengguna apakah manfaat yang diperoleh dari sistem yang lebih besar dari biaya yang dikeluarkan.
Komponen Biaya
Biaya yang berhubungan dengan pembuatan sistem ini dapat diklasifikasikan kedalam 3 kategori utama yaitu:
1. Biaya pengadaan (procurement cost), yaitu biaya pembelian perangkat keras, biaya ini digunakan pada awal pembuatan sistem, sebelum system dioperasikan.
2. Biaya Pengembangan, yaitu biaya pembuatan perangkat lunak sistem yang meliputi biaya konsultasi, biaya tahap analisis sistem, biaya tahap desain sistem dan biaya tahap penerapan sistem.
3. Biaya operasi dan biaya perawatan, yaitu biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan sistem,
yaitu biaya overhead, biaya perawatan terhadap perangkat keras dan perangkat lunak.
Komponen Manfaat
Manfaat yang didapat dari sistem informasi diklasifikasikan sebagai berikut:
1. Keuntuugan berwujud (tangible benefit) adalah keuntungan yang berupa penghematan atau peningkatan didalam administrasi yang dapat diukur dalam bentuk satuan nilai uang.
Keuntungan berwujud antara lain :
a. Pengurangan biaya operasi
b. Pengurangan biaya lembur
c. Pengurangan biaya perlengkapan
2. Keuntungan tak berwujud (intangible benefit), adalah keuntungan yang sulit atau tidak mungkin diukur dalam bentuk satuan uang. Keuntungan tersebut antara Iain :
a. Keandalan dan ketersediaan sistem
b. Peningkatan efektifitas pegawai dan akademiknya
c. Peningkatan kepuasan mahasiswa, dosen, dan pegawainya
Adapun metode untuk melakukan analisis biaya dan manfaat adalah :
a. Metode Periode Pengembalian (Payback Period)
Metode ini adalah uji kuantitatif yang digunakan untuk menghitung jangka waktu yang diperlukan untuk membayar kembali biaya investasi dalam pembuatan aplikasi yang telah dikeluarkan. Penilaian kelayakan untuk payback.
Layak jika waktu pengembalian lebih kecil dari umur investasi.
Tidak layak jika waktu pengembalian lebih besar dari umur investasi.
Perhitungan PP :
Nilai Investasi : Rp38.720.000
Proses Tahun 1 : RP82.964.821
PP = 38.720.000/82.964.821
PP = 0,46 Tahun (kurang lebih 5 bulan)
Dari perhitungan diatas diketahui bahwa periode pengembalian sudah dapat dicapai pada tahun ke-0 atau tahun pertama jika aplikasi yang dibuat langsung digunakan untuk kebutuhan akademik, secara detailnya adalah 0,46. Dapat disimpulkan bahwa yang ditanamkan pada rancangan sistem ini akan mencapai titik impas pada waktu kurang lebih 5 sampai dengan 6 bulan, yang berarti bahwa setelah 5 bulan akan mulai dapat mengambil keuntungan dari sistem tersebut. Yang berarti sistem ini layak dikembangkan karena waktu pengembalian lebih mencapai titik impas ataupun kecil dari umur investasi.
b. Metode Pengembalian Investasi (Return on Investment)
Metode pengembalian investasi digunakan untuk mengukur presentase manfaat yang dihasilkan proyek dibanding dengan biaya yang dikeluarkan. Return on Investmen (ROI) dari suatu proyek dapat dihitung dengan rumus:
Penilaian kelayakan untuk ROI :
Layak jika ROI > 0
Tidak layak jika ROI < 0
Biaya-biaya
Biaya Tahun 0 = Rp38.720.000
Biaya Tahun 1 = Rp4.035.179
Biaya Tahun 2 = Rp4.403.697
Biaya Tahun 3 = Rp4.403.697
Total = Rp51.562.573
Manfaat-manfaat
Manfaat Tahun 0 = Rp0
Manfaat Tahun 1 = Rp87.000.000
Manfaat Tahun 2 = Rp95.700.000
Manfaat Tahun 3 = Rp95.700.000
Total = Rp278.400.000
ROI = [ ( 278.400.000 – 51.562.573 ) / 51.562.573 ] x 100%
ROI = 4,4 % berarti layak
Menilai Kelayakan Ekonomi
Karena setelah mendapatkan hasil dari analisis biaya dan manfaat serta mendapatkan total komitmen dari manajemen puncak, dan dana belum ada, tetapi pihak manajemen tertinggi dapat meyakinkan tim akan tersedianya dana sehingga nilai dapat diberikan 7.8.
3. Kelayakan Operasional
Kelayakan operasional dinilai dengan menggunakan kerangka kerja PIECES yang dikembangkan oleh James Wetherbe bertujuan untuk mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan dapat dioperasikan dengan baik atau tidak di dalam organisasi. Kerangka PIECES meliputi:
Informasi untuk mengetahui apakah sistem menyediakan informasi yang berkualitas bagi pengguna akhir dan manajer.
Ekonomi digunakan untuk mengetahui apakah sistem menawarkan tingkat dan kapasitas pelayanan yang memadai untuk mengurangi biaya dan meningkatkan keuntungan.
Services (pelayanan) untuk mengetahui apakah sistem menyediakan layanan yang diinginkan dan handal pada siapa saja yang menginginkannya, dan apakah sistem fleksibel dan dapat dikembangkan.
Menilai Kelayakan Operasi
Karena sistem berbasis global yang baru, digunakan oleh manajemen sekolah dan tidak dikenal oleh beberapa user di mana usernya belum dilatih untuk pekerjaan dan proses sistem tersebut maka nilainya menjadi 7.5.
Kesimpulan dan Saran
Kesimpulan
Berdasarkan tujuan dari analisis Studi Kelayakan sistem SIAP pada SMA Negeri 5 Surabaya, maka dapat diambil kesimpulan :
1. Hasil dari analisis studi kelayakan teknik, ekonomi dan operasi sistem ini layak untuk dikembangkan.
2. Rekomendasi untuk SMA Negeri 5 Surabaya kedepannya adalah sistem SIAP dapat menjadi solusi yang lebih efektif untuk diterapkan
Saran
Berdasarkan kesimpulan yang telah disebutkan sebelumnya, maka terdapat saran, yaitu sebagai berikut
1. Analisis studi kelayakan sistem yang dilakukan untuk selanjutnya bukan saja analisis studi kelayakan teknik, ekonomi dan operasi, tetapi juga kelayakan hukum, kelayakan sosial, analisis PDM (strategic factor) dan MURRE (design factor).
